Préambule
Le présent accord est une annexe des conditions générales de vente du logiciel Dona. La personne abonnée l'accepte en même temps que ces conditions, par la même case, au moment de sa souscription. Il met en œuvre l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit RGPD.
Il lie la personne abonnée, responsable de traitement pour les données de sa clientèle, et BNJ APP, entreprise individuelle de Benjamin, éditeur du logiciel, ci après Dona, sous traitant pour ces mêmes données. Pour ses propres données, compte, abonnement, facturation, et pour le compte personnel qu'une personne cliente ouvre chez Dona, Dona est responsable de traitement, et cet accord ne s'y applique pas.
Article 1. Objet et durée
Dona traite, pour le compte de la personne abonnée et sur ses seules instructions, les données personnelles de sa clientèle nécessaires au fonctionnement du logiciel. Le présent accord dure aussi longtemps que l'abonnement, puis jusqu'à la fin des opérations de l'article 10.
Article 2. Description du traitement
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Nature des opérations | Enregistrement, conservation, consultation, modification, mise à disposition de la personne abonnée, envoi de rappels et de messages qu'elle déclenche, effacement |
| Finalités | Tenir le fichier de clientèle et l'agenda de la personne abonnée, prendre et tenir les rendez-vous, encaisser et facturer, envoyer les rappels et les messages qu'elle choisit d'envoyer, tenir le livre des recettes |
| Personnes concernées | Les personnes clientes de la personne abonnée, et les proches pour qui une personne cliente réserve |
| Données | Fiche de la personne cliente (nom, prénom, téléphone, adresse électronique, adresse postale, date de première venue, préférences de contact), rendez-vous, encaissements et factures, journal des envois (son lien vers une campagne effacé douze mois après l'envoi), campagnes et messages écrits par la personne abonnée à sa clientèle (texte et liste des destinataires, gardés douze mois après l'envoi puis effacés, les nombres restant), restitutions au solde des messages refusés par le prestataire ou décomptés sans jamais partir, avis, liste d'attente, proches (prénom, nom, case moins de 18 ans), notes privées de la personne abonnée |
| Données sensibles | Aucune. Le logiciel refuse à l'écriture tout texte contenant un terme lié à la santé dans les champs rattachés à une personne cliente. Le texte des campagnes et des messages que la personne abonnée écrit à sa clientèle n'est ni relu ni filtré par Dona, la personne abonnée en est seule responsable, et il ne doit contenir aucune donnée de santé. Les notes privées de la personne abonnée sont chiffrées et relèvent de sa seule responsabilité, voir l'article 5 |
| Lieu d'hébergement de la base | Irlande, région eu-west-1, chez Supabase |
Article 3. Instructions de la personne abonnée
Dona ne traite ces données que sur instruction documentée de la personne abonnée. Constituent ses instructions les présentes conditions, les réglages qu'elle choisit dans le logiciel et les gestes qu'elle y accomplit. Dona n'utilise jamais ces données pour son propre compte, ne les vend pas, ne les loue pas, ne les cède pas.
Si Dona estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre règle de protection des données, elle en informe immédiatement la personne abonnée.
Article 3 bis. Obligations de la personne abonnée
La personne abonnée, responsable de traitement, détermine les finalités de son fichier de clientèle, veille à la licéité de ses traitements, informe les personnes clientes de l'existence de ce fichier et de leurs droits, répond à leurs demandes avec l'aide décrite à l'article 9, et ne saisit dans le logiciel aucune donnée qu'il ne demande pas, notamment aucune donnée de santé hors de ses notes privées, dont elle est seule responsable.
Article 4. Confidentialité
Les personnes autorisées par Dona à traiter ces données sont tenues à la confidentialité. L'accès de dépannage décrit à l'article 7 est ouvert à Benjamin et aux membres de l'équipe de Dona qu'il désigne, chacun avec son propre identifiant et tenu à la confidentialité.
Article 5. Sécurité
Dona met en œuvre les mesures décrites à la section 14 de la politique de confidentialité, notamment le cloisonnement par ligne dans la base, qui limite chaque personne abonnée à ses propres données, le chiffrement en transit, le chiffrement au repos des notes privées avec une clé propre rangée dans le coffre de la base et hors de portée des rôles techniques, des journaux d'accès en écriture seule, et l'absence de tout secret dans le code.
Les notes privées de la personne abonnée ne sont lisibles que par elle. Dona n'y accède jamais, pas même par l'accès de dépannage.
Article 6. Sous traitants ultérieurs
La personne abonnée autorise Dona à recourir aux sous traitants ultérieurs suivants.
| Sous traitant | Rôle | Données reçues |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, comptes, coffre à clés | L'ensemble des données enregistrées |
| Netlify | Hébergement du site et exécution des fonctions | Ce qui transite par une page ou un formulaire |
| Brevo (Sendinblue) | Acheminement des SMS et des courriels | Numéro ou adresse et nom de la personne destinataire, texte du message |
| IONOS | Boîte de courriel de Dona | Le fichier qu'une personne abonnée envoie par courriel pour une reprise, effacé dès la reprise faite et au plus tard trente jours après sa réception |
| Stripe | Encaissement des acomptes, empreintes et cartes cadeaux | Montant, coordonnées de carte saisies chez Stripe |
| Expo, 650 Industries, Inc. | Acheminement des notifications de l'application | Le jeton de l'appareil et le texte de la notification, qui peut porter un prénom de personne cliente |
| Apple et Google, par Expo | Remise des notifications sur iPhone (Apple) et sur Android (Google) | Le même jeton et le même texte |
Dona informe la personne abonnée de tout ajout ou remplacement d'un sous traitant ultérieur au moins trente jours à l'avance. La personne abonnée peut s'y opposer en résiliant sans frais avant la prise d'effet. Dona impose à chaque sous traitant ultérieur des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord et reste responsable envers la personne abonnée de leur respect.
Article 7. Accès de dépannage
Pour dépanner une personne abonnée qui le demande, Dona peut consulter son dossier, les fiches de sa clientèle et ses rendez-vous, et corriger une fiche ou un rendez-vous existant. Sur sa demande, Dona peut aussi reprendre pour elle un fichier venu d'un autre logiciel et créer dans son espace les fiches, les prestations et les rendez-vous à venir qu'il contient. Le fichier reçu est effacé dès la reprise faite, et au plus tard trente jours après sa réception. Dona ne supprime jamais une fiche ni un rendez-vous. Chaque ouverture et chaque reprise sont consignées dans un journal en écriture seule, que la personne abonnée peut consulter dans son espace. Le contenu des notes privées et les factures sont exclus de cet accès.
Article 8. Transferts hors de l'Union européenne
La base de données est hébergée dans l'Union européenne, en Irlande. Certains sous traitants ultérieurs relèvent de pays hors de l'Union. Dona n'y procède qu'avec les garanties du chapitre V du RGPD, dont chacun publie le fondement, repris à la section 11 de la politique de confidentialité.
| Sous traitant | Pays | Fondement publié |
|---|---|---|
| Netlify | États-Unis | Cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis, clauses contractuelles types en secours |
| Supabase | Base en Irlande, société à Singapour | Clauses contractuelles types, décision 2021/914, acceptées avec ses conditions. Supabase, Inc., aux États-Unis, assure l'assistance, et Supabase ne publie à ce jour aucun mécanisme de transfert pour cette assistance |
| Stripe | Irlande, puis États-Unis | Cadre de protection des données pour Stripe, LLC, puis clauses contractuelles types |
| Brevo | France, certains prestataires hors de l'Union | Fondement indiqué prestataire par prestataire dans son accord, selon lequel sa filiale aux États-Unis est certifiée au cadre de protection des données et couverte par des clauses contractuelles types |
| Expo | États-Unis | Cadre de protection des données, clauses contractuelles types dans ses conditions |
| Apple, notifications | États-Unis, Irlande | Apple ne publie pas de clause de transfert pour ses notifications. Sa politique de confidentialité renvoie à des clauses contractuelles types pour ses propres traitements |
| Google, notifications | États-Unis, Irlande | Cadre de protection des données, clauses contractuelles types en secours |
Article 9. Assistance à la personne abonnée
Dona aide la personne abonnée, par les fonctions du logiciel et sur demande écrite, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité). L'effacement d'une personne cliente se fait depuis sa fiche, les factures et les écritures comptables restant conservées comme la loi l'impose.
Dona aide la personne abonnée à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations et, le cas échéant, d'analyse d'impact, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose.
Dona notifie à la personne abonnée toute violation de données personnelles la concernant dans les vingt quatre heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à la CNIL, que la personne abonnée doit faire dans les soixante douze heures.
Article 10. Fin du contrat
À la fin de l'abonnement, la personne abonnée dispose de trente jours pour exporter elle même ses données en lecture seule, comme le prévoient les conditions générales de vente, article 12.
Passé ce délai, Dona supprime le fichier de la clientèle de la personne abonnée et tout ce qui s'y rattache, rendez-vous, notes, envois. Seules les factures et les pièces comptables sont conservées, dix ans, comme la loi l'impose. La personne abonnée qui souhaite garder son fichier l'exporte pendant les trente jours.
Article 11. Information et audit
Dona met à la disposition de la personne abonnée, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord, et permet la réalisation d'audits par la personne abonnée ou un auditeur qu'elle mandate, avec un préavis écrit raisonnable, à ses frais, sans accès aux données d'une autre personne abonnée.
Article 12. Registre
Dona tient un registre des traitements effectués pour le compte des personnes abonnées, au sens de l'article 30, paragraphe 2, du RGPD.